夏休み前、学校で繰り返される
「同じことを何度も書く仕事」

もうすぐ夏休み。

学校では、教職員が夏季休暇や年次有給休暇、出張などの予定を整理する時期になります。この時期、多くの学校では次のような書類が作成されます。

• 職員動静表
• 休暇簿
• 旅行命令・依頼簿

それぞれ目的は異なります。職員動静表は学校全体の勤務予定を把握するため、休暇簿は休暇の承認記録として、旅行命令・依頼簿は出張命令や旅費支給の根拠となる公文書として使われます。

しかし、そこに書かれる内容は共通しています。

「いつ」「誰が」「どこへ」「どんな理由で」「休暇なのか出張なのか」

という勤務情報です。つまり、一つの勤務予定について、同じ情報を複数の書類へ何度も記入していることになります。

そして夏休みが終わる頃、学校事務職員はこの3つの書類を一つひとつ突き合わせながら、正式な公文書である出勤簿を整理していきます。ここで初めて、一連の勤務記録が完成します。

DXとは、紙をなくすことではない

この流れを見ると、本当の課題が見えてきます。

課題は、紙で管理していることではありません。課題は、同じ勤務情報が複数の帳票に分散し、そのたびに人の手で転記・確認が発生していることです。

DXの目的は、紙をなくすことではなく、一度入力した勤務情報を、必要な帳票へ正しく反映させる仕組みをつくることです。

教職員は一度入力するだけ。必要な帳票は自動で作成される。学校事務職員は、転記ではなく、内容の確認や例外処理に集中できる。

そんな仕組みが実現すれば、学校現場の負担は大きく変わるはずです。

学校DXとは、新しいシステムを導入することではありません。
同じ情報を何度も書かなくてよい仕組みをつくること。
現場で当たり前になっている「転記」を見直すことから、本当の学校DXは始まります。