紙と手書きの棚卸しから、
オンライン共有によるスマートな確認フローへ

多くの学校で、年に1〜2回実施される「備品の棚卸し（現物確認）」。 国語教材、理科の実験器具、技術の工具など、学校内には数千点を超える備品が存在します。

この棚卸し作業、毎回「大量の備品リストを印刷し、教科の担当職員に配布して目視で確認し、チェックされた紙を手動で集計する」という運用になっていませんか？ 今回は、今あるエクセル台帳を活用しながら、GoogleスプレッドシートとGAS（Google Apps Script）を組み合わせて、棚卸しの現場コストを大幅に削減することを目指した、実証実験の取り組みをご紹介します。

※本取り組みは現在、学校現場のご協力のもと、実際の運用に即したプロトタイプ検証および実証実験を進めている段階のプロジェクトです。

備品棚卸しにおける「Before / After」

実践した仕組みとステップ

Step 1: 元のエクセルデータをインポートする

多くの学校では、下図のように教育委員会や学校独自のフォーマットで備品が一覧化されたエクセル台帳が存在します。これをそのままGoogleスプレッドシートへ貼り付けることからスタートします。

【Step 1】インポートした元の備品台帳データ（全教科混在） ※画像内のデータはすべてデモ用のダミーです

Step 2: GASによる教科別の自動シート分割

全教科が混ざった台帳のままでは、担当教員が自分の関係する備品を探すのが大変です。 そこで、GASのプログラムを用いて「教科区分」の列を判別し、教科ごとの専用チェックシートをボタン一つで自動生成します。

Step 3: 各教員がタブレットやPCで同時並行チェック

教員は共有されたスプレッドシートを開き、それぞれの担当教科のシートを表示します。 タブレットやスマートフォンを片手に、準備室や教室へ移動し、現物の備品No.と照合します。 確認できたら、スプレッドシートのチェックボックスをオンにするだけです。チェックが入ると、その行は自動でグレーアウト（取り消し線）され、進捗率がリアルタイムでカウントされます。

【Step 3】教員用チェックシート。検索機能や「色付け機能」で探しやすい工夫も搭載 ※画像内のデータはすべてデモ用のダミーです

一覧表から目視で探す手間を解消するため、シートの上部に簡易的な「検索窓」を設置しました。 そこに型番や品名の一部を入力すると、該当する備品行がハイライトされ、目の前の備品をすぐにチェックできます。

Step 4: GASによる未確認備品の自動抽出

すべての点検期間が終わったら、管理者（事務担当者など）はGASを実行し、「未確認」または「破損・紛失等（要確認）」とメモされた行だけを別シートに自動で集計させます。 誰がどの備品を点検していないか、あるいは修理が必要な備品がどこにあるのかが、瞬時にリストアップされます。

【Step 4】未確認・要確認備品一覧（棚卸し結果レポート） ※画像内のデータはすべてデモ用のダミーです

Step 5: エクセルデータに結果を反映

スプレッドシートで集計された未確認情報や破損などのメモを、元のエクセルデータに戻して台帳を更新します。 これにより、紙のチェック表を見比べながら転記する作業から解放され、数分で台帳更新が完了するフローを目指しています。

実証実験で検証しているポイントと期待される効果